Online personeel werven, hoe doe je dit?

Personeel werven ziet er anders uit dan voorheen. Sollicitatiegesprekken vinden nu voornamelijk digitaal plaats. Je mist het persoonlijke contact, hoe ga je hier als werkgever professioneel mee om?

Online personeel werven is in praktijk toch anders dan fysiek. Aan de procedure verandert niet zo veel en ook de inhoud van de gesprekken blijft hetzelfde. Toch zijn er enkele punten waar je extra op let. Je wilt immers dat de sollicitant een goed gevoel heeft over de procedure en het bedrijf. En dat jij uiteindelijk goed personeel werft voor jouw bedrijf.

Bereid de sollicitant voor
Vertel vooraf aan de kandidaat welke gesprekken jullie online voeren en via welk kanaal. Waar in de eerste periode van corona de sollicitatieprocedure 100% digitaal was, zien we tijdens de versoepelingen dat sollicitanten ook behoefte hebben aan een fysiek gesprek. Om te bepalen of er een klik is met de manager of om bijvoorbeeld een gevoel te krijgen van het kantoor.

Opties voor online sollicitatiegesprekken zijn MS teams, Google Meet, Zoom of Whatsapp. De kwaliteit van deze kanalen is ongeveer hetzelfde. Wel zijn MS teams en Google Meet handiger, omdat je deze kunt koppelen aan je agenda en die van je collega’s.

Stuur vooraf de kandidaat een mailtje met tips voor het digitale sollicitatiegesprek. Vraag kandidaten om vooraf hun internetverbinding te checken en om tijdens de videocall plaats te nemen in een rustige omgeving met weinig achtergrondgeluiden. Het spreekt voor zich maar vraag de kandidaat om goed in beeld te zijn tijdens het gesprek en zijn microfoon aan te zetten. Oortjes zijn handig, omdat de microfoon dan dicht bij je mond zit.

Sluiten er meer collega’s aan? Zorg dan dat iedereen in een eigen ruimte zit en met hun eigen laptop of telefoon inbelt. Je voorkomt dan dat het gaat galmen, wat vervelend is voor de sollicitant. Houd ook rekening met etherdiscipline: als je door elkaar praat valt het geluid weg. Vraag collega’s op het moment dat ze niet aan het woord zijn, hun microfoon te dempen.

Let op lichaamstaal
Tijdens een digitale sollicitatie zie je alleen het bovenlichaam van de sollicitant. Let daarom extra goed op de energie en de houding. Als de kandidaat bijvoorbeeld stil blijft zitten en qua stem monotoon blijft, weet je dat je in gesprek bent met een rustig en introvert persoon.  Kijk ook hoe iemand zichzelf presenteert, je merkt of de kandidaat daar goed over heeft nagedacht of niet.

Sollicitanten zijn tijdens een digitale sollicitatie in hun eigen vertrouwde omgeving. Spreek je elkaar online, dan mis je vaak informatie die je bij een fysieke sollicitatie wel krijg. Als je iemand ophaalt, let je op de manier waarop hij je een hand geeft. Je kijkt hoe hij verbinding probeert te maken en je voelt of hij het spannend vindt. Die informatie heb je nu niet.
Een digitale sollicitatie ook een voordeel. De focus ligt nu namelijk nog meer op wat er gezegd wordt, je gaat echt in op de inhoud. Lichaamscommunicatie laat je nu wat minder meetellen in de besluitvorming.

De klik met een sollicitant
Creëer een informeel moment tijdens het gesprek, zoals je normaal gesproken hebt bij het koffieautomaat vlak voor het gesprek begint, om elkaar persoonlijk een beetje te leren kennen. Een andere mogelijkheid is om een videocall in te plannen met één of meer toekomstige collega’s.

Een sfeer online overbrengen kan een uitdaging zijn. De sfeer van kantoor is toch anders dan voor corona, aangezien er geen of minder mensen op kantoor werken. Maak een filmpje van kantoor en specifiek de plek waar diegene komt te werken, zo krijgt de sollicitant toch een idee over hoe het eruit ziet.

Een andere manier is om een virtuele tour te organiseren via Google Hangout. Of laat de laatst overgebleven kandidaat deelnemen aan de virtuele vrijdagmiddagborrel.
Spreek voor het laatste gesprek fysiek af op (een corona-proof) kantoor of ga wandelen in een park, je kunt elkaar dan toch even in de ogen kijken. Zo voelt een gesprek toch wat persoonlijker.

Plan gesprekken slim in
Een videocall is intensief, je zit achter een beeldscherm en die focus kost extra energie. Een fysieke sollicitatie is wat dat betreft prettiger voor je ogen. Probeer daarom slim de gesprekken in te plannen op het moment dat je nog veel energie hebt. In de ochtend heb je nog niet de hele dag achter je computer gezeten en is je energielevel waarschijnlijk wat hoger.

Denk ook alvast na over sollicitatieprocedures in de toekomst. Bepaal aan de hand van deze ervaring of je wellicht in de toekomst kiest voor een combinatie van on- en offline solliciteren.